Gestion de vos données personnelles
Nos engagements
Nous nous engageons à traiter vos données conformément à la Législation RGPD en vigueur. Dès lors, vos données personnelles sont stockées dans un espace sécurisé et ne sont en aucun cas diffusées à des tiers.
Concrètement
✓ Seules les données indispensables à la réalisation de notre travail vous seront
demandées :
• Vos coordonnées de facturation (nom, numéro d’entreprise, adresse,…)
• Vos coordonnées opérationnelles
• Les personnes de contact (opérationnel, administratif, décisionnaire)
• Les données de contact (téléphone, mail)
• Toutes données permettant un paramétrage personnalisé de Facteris
✓ Les données précitées sont stockées sur un serveur sécurisé géré par nos soins. Nous nous engageons à mettre tout en œuvre pour sécuriser vos données (anti-virus, paramétrage sécurisé des accès, maintenance technique de l’espace serveur). Ce serveur est hébergé en Europe (France) auprès d’ OVH, fournisseur soumis aux mêmes obligations. L’ensemble du système est conforme aux protocoles de sécurité habituels en informatique.
✓ Cet espace sécurisé de stockage de vos données est accessible uniquement par notre personnel et éventuels sous-traitants internes identifiés et formellement autorisés soumis à un contrat de confidentialité strict, ce, moyennant un login et un mot de passe individuel.
✓ Moyennant preuve formelle de votre identité et de votre fonction, vous avez à tout moment la possibilité de consulter et modifier ces données sur simple demande par email (support@multios.be) ou courrier recommandé à notre siège (Rue de Mignault 117 à 7062 Naast). Ce, uniquement pour des raisons administratives, nous nous
réservons un délai de 30 jours pour donner suite à votre demande.
✓ Dérogation : En cas de requête d’un Instance légale dument mandatée, ou en cas nécessité de protéger les intérêts de notre entreprise nous sommes susceptibles de fournir vos informations personnelles.
✓ Si vous estimez que vos données personnelles ne sont pas suffisamment protégées, merci de nous en informer immédiatement sur support@multios.be . Nous nous engageons évidemment à tout mettre en œuvre pour rectifier une éventuelle faille. Facteris est un logiciel destiné aux entreprises et permet l’historisation de votre activité. Les informations encodées dans l’IHM utilisateurs sont enregistrées dans une base de données stockée dans un répertoire spécifique qu’il vous appartient de backuper et sécuriser.
✓ L’accès à Facteris est déterminé par vos soins dans le formulaire d’installation qui doit nous être remis complété et signé.
✓ Lors de changement, suppression ou ajout d’accès, la demande doit nous être adressée par email sur support@multios.be par le décisionnaire officiel ou le contact dument mandaté à cet effet.
✓ Dès lors, seuls vos collaborateurs formellement autorisés par vos soins pourront accéder à Factéris. Les accès à cet espace sont personnels et nécessitent un mot de passe complexe validé par les protocoles de sécurité habituels.
Hébergement
Facteris et vos éventuels documents sont stockés dans un espace serveur dédié sécurisé. Afin de vous éviter d’investir dans un serveur interne ou dans la location d’un serveur hébergé, Multios propose la location d’espaces serveur dédiés sécurisés, cela signifie que leserveur est partagé par plusieurs entités ayant plusieurs utilisateurs.
✓ Votre base de données Factéris et vos éventuels documents sont stockés sur un serveur sécurisé géré par nos soins. Nous nous engageons à mettre tout en œuvre pour sécuriser vos données (anti-virus, paramétrage sécurisé des accès, maintenance technique de l’espace serveur). Ces serveurs sont hébergés en Europe (France) auprès d’ OVH, fournisseur soumis aux mêmes obligations. L’ensemble du système est conforme aux protocoles de sécurité habituels en informatique.
✓ Ces serveurs sont accessibles uniquement par notre personnel et éventuels sous-traitants internes identifiés et soumis à un contrat de confidentialité strict formellement autorisés, ce, moyennant un login et un mot de passe individuel.
✓ L’espace dédié à chaque entité est clairement défini et sécurisé, cet espace est inaccessible pour les autres entités hébergées.
✓ Chaque utilisateur est lié à une entité, ce qui lui confère un accès prédéterminé uniquement accessible via un login et un mot de passe personnel et répondant aux protocoles habituels de sécurité.
✓ Au sein d’une même entité, l’accès aux répertoires peut être personnalisé et limité. Habituellement, nous créons des répertoires communs à tous les utilisateurs (Ex : fichiers export Sodexo), commun à un service déterminé (EX : les fichiers de salaires sont accessibles par les RH de l’entité uniquement). Ces répertoires et ces sécurités sont à communiquer à nos services par écrit.