Gestion de vos données personnelles
Nos engagements
Nous nous engageons à traiter vos données conformément à la Législation RGPD en vigueur.
Dès lors, vos données personnelles sont stockées dans un espace sécurisé et ne sont en
aucun cas diffusées à des tiers.
Concrètement
✓ Seules les données indispensables à la réalisation de notre travail vous seront
demandées :
• Vos coordonnées de facturation (nom, numéro d’entreprise, adresse,…)
• Vos coordonnées opérationnelles
• Les personnes de contact (opérationnel, administratif, décisionnaire)
• Les données de contact (téléphone, mail)
• Toutes données permettant un paramétrage personnalisé de Factéris
✓ Les données précitées sont stockées sur un serveur sécurisé géré par nos soins. Nous
nous engageons à mettre tout en œuvre pour sécuriser vos données (anti-virus,
paramétrage sécurisé des accès, maintenance technique de l’espace serveur). Ce
serveur est hébergé en Europe (France) auprès d’ OVH, fournisseur soumis aux
mêmes obligations. L’ensemble du système est conforme aux protocoles de sécurité
habituels en informatique.
✓ Cet espace sécurisé de stockage de vos données est accessible uniquement par notre
personnel et éventuels sous-traitants internes identifiés et formellement autorisés
soumis à un contrat de confidentialité strict, ce, moyennant un login et un mot de
passe individuel.
✓ Moyennant preuve formelle de votre identité et de votre fonction, vous avez à tout
moment la possibilité de consulter et modifier ces données sur simple demande par
email (support@multios.be) ou courrier recommandé à notre siège (Rue de Mignault
117 à 7062 Naast). Ce, uniquement pour des raisons administratives, nous nous
réservons un délai de 30 jours pour donner suite à votre demande.
✓ Dérogation : En cas de requête d’un Instance légale dument mandatée, ou en cas
nécessité de protéger les intérêts de notre entreprise
nous sommes susceptibles de fournir vos informations personnelles.
✓ Si vous estimez que vos données personnelles ne sont pas suffisamment protégées,
merci de nous en informer immédiatement sur support@multios.be . Nous nous
engageons évidemment à tout mettre en œuvre pour rectifier une éventuelle faille.
Factéris
Factéris est un logiciel destiné aux entreprises et permet l’historisation de votre activité.
Les informations encodées dans l’IHM utilisateurs sont enregistrées dans une base de
données stockée dans un répertoire spécifique qu’il vous appartient de backuper et
sécuriser.
✓ L’accès à Factéris est déterminé par vos soins dans le formulaire d’installation qui
doit nous être remis complété et signé.
✓ Lors de changement, suppression ou ajout d’accès, la demande doit nous être
adressée par email sur support@multios.be par le décisionnaire officiel ou le contact
dument mandaté à cet effet.
✓ Dès lors, seuls vos collaborateurs formellement autorisés par vos soins pourront
accéder à Factéris. Les accès à cet espace sont personnels et nécessitent un mot de
passe complexe validé par les protocoles de sécurité habituels.
Hébergement
Factéris et vos éventuels documents sont stockés dans un espace serveur dédié sécurisé.
Afin de vous éviter d’investir dans un serveur interne ou dans la location d’un serveur
hébergé, Multios propose la location d’espaces serveur dédiés sécurisés, cela signifie que le
serveur est partagé par plusieurs entités ayant plusieurs utilisateurs.
✓ Votre base de données Factéris et vos éventuels documents sont stockés sur un
serveur sécurisé géré par nos soins. Nous nous engageons à mettre tout en œuvre
pour sécuriser vos données (anti-virus, paramétrage sécurisé des accès, maintenance
technique de l’espace serveur). Ces serveurs sont hébergés en Europe (France)
auprès d’ OVH, fournisseur soumis aux mêmes obligations. L’ensemble du système est
conforme aux protocoles de sécurité habituels en informatique.
✓ Ces serveurs sont accessibles uniquement par notre personnel et éventuels sous-traitants internes identifiés et soumis à un contrat de confidentialité strict
formellement autorisés, ce, moyennant un login et un mot de passe individuel.
✓ L’espace dédié à chaque entité est clairement défini et sécurisé, cet espace est
inaccessible pour les autres entités hébergées.
✓ Chaque utilisateur est lié à une entité, ce qui lui confère un accès prédéterminé
uniquement accessible via un login et un mot de passe personnel et répondant aux
protocoles habituels de sécurité.
✓ Au sein d’une même entité, l’accès aux répertoires peut être personnalisé et limité.
Habituellement, nous créons des répertoires communs à tous les utilisateurs (Ex :
fichiers export Sodexo), commun à un service déterminé (EX : les fichiers de
salaires sont accessibles par les RH de l’entité uniquement). Ces répertoires et ces
sécurités sont à communiquer à nos services par écrit.