Onze verplichtingen

Wij verbinden ons ertoe uw gegevens te verwerken in overeenstemming met de huidige RGPD-wetgeving. Daarom worden je persoonlijke gegevens opgeslagen in een beveiligde ruimte en nooit doorgegeven aan derden.

Concreet

✓ U krijgt alleen de gegevens die essentieel zijn voor de uitvoering van ons werk.
opgevraagd :
- Je factuurgegevens (naam, bedrijfsnummer, adres, etc.)
- Uw operationele gegevens
- Contactpersonen (operationeel, administratief, besluitvormers)
- Contactgegevens (telefoon, e-mail)
- Alle gegevens die nodig zijn voor aangepaste configuratie van Facteris

✓ De bovenstaande gegevens worden opgeslagen op een beveiligde server die door ons wordt beheerd. Wij verbinden ons ertoe alles in het werk te stellen om uw gegevens te beveiligen (antivirus, beveiligde toegangsinstellingen, technisch onderhoud van de serverruimte). Deze server wordt in Europa (Frankrijk) gehost door OVH, een leverancier die aan dezelfde verplichtingen is onderworpen. Het hele systeem voldoet aan de standaard IT-beveiligingsprotocollen.

✓ Deze beveiligde opslagruimte voor uw gegevens is alleen toegankelijk voor onze medewerkers en alle geïdentificeerde en formeel gemachtigde interne onderaannemers die onderworpen zijn aan een strikte vertrouwelijkheidsovereenkomst, dit door middel van een individuele login en wachtwoord.

✓ Mits formeel bewijs van uw identiteit en functie kunt u deze gegevens op elk moment raadplegen en wijzigen door een eenvoudige aanvraag per e-mail (support@multios.be) of per aangetekende post naar onze maatschappelijke zetel (Rue de Mignault 117, 7062 Naast) te sturen. Dit is louter om administratieve redenen.
We behouden 30 dagen om op je verzoek te reageren.

✓ Afwijking: In het geval van een verzoek van een bevoegde wettelijke instantie of als het nodig is om de belangen van ons bedrijf te beschermen, kunnen we uw persoonlijke gegevens verstrekken.

✓ Als u van mening bent dat uw persoonlijke gegevens niet voldoende zijn beschermd, kunt u ons dat onmiddellijk laten weten via support@multios.be . We zullen uiteraard ons uiterste best doen om elke inbreuk te corrigeren. Facteris is een softwarepakket voor bedrijven waarmee u uw activiteiten kunt bijhouden. De informatie die in de gebruikersinterface is gecodeerd, wordt opgeslagen in een database die is opgeslagen in een specifieke map waarvan u zelf een back-up moet maken en die u moet beveiligen.

✓ Toegang tot Facteris wordt door u bepaald in het installatieformulier, dat ingevuld en ondertekend naar ons moet worden teruggestuurd.

✓ In geval van wijziging, verwijdering of toevoeging van toegang moet het verzoek per e-mail naar support@multios.be worden gestuurd door de officiële beslisser of de daartoe gemachtigde contactpersoon.

✓ Vanaf dat moment hebben alleen uw medewerkers die formeel door u zijn geautoriseerd toegang tot Factéris. De toegang tot dit gedeelte is persoonlijk en vereist een complex wachtwoord dat wordt gevalideerd door de gebruikelijke beveiligingsprotocollen.

Hosting

Facteris en al uw documenten worden opgeslagen op een beveiligde dedicated serverruimte. Om niet te hoeven investeren in een interne server of in de huur van een gehoste server, biedt Multios de huur van beveiligde dedicated serverruimte aan, wat betekent dat de server wordt gedeeld door meerdere entiteiten met meerdere gebruikers.

Uw Factéris-database en alle documenten worden opgeslagen op een beveiligde server die door ons wordt beheerd. Wij stellen alles in het werk om uw gegevens te beveiligen (antivirus, beveiligde toegangsinstellingen, technisch onderhoud van de serverruimte). Deze servers worden in Europa (Frankrijk) gehost door OVH, een leverancier die aan dezelfde verplichtingen is onderworpen. Het hele systeem voldoet aan de standaard IT-beveiligingsprotocollen.

✓ Deze servers zijn alleen toegankelijk voor onze medewerkers en eventuele interne onderaannemers die zijn geïdentificeerd en onderworpen aan een strikt vertrouwelijkheidscontract dat formeel is geautoriseerd, dit door middel van een individuele login en wachtwoord.

✓ De ruimte voor elke entiteit is duidelijk gedefinieerd en beveiligd en deze ruimte is ontoegankelijk voor andere gehoste entiteiten.

✓ Elke gebruiker is gekoppeld aan een entiteit, waardoor hij vooraf bepaalde toegang krijgt die alleen toegankelijk is via een persoonlijke login en wachtwoord en die voldoet aan de gebruikelijke beveiligingsprotocollen.

Binnen één entiteit kan de toegang tot mappen worden gepersonaliseerd en beperkt. Meestal maken we mappen aan die gemeenschappelijk zijn voor alle gebruikers (bijv. exportbestanden van Sodexo) of gemeenschappelijk voor een specifieke afdeling (bijv. salarisbestanden zijn alleen toegankelijk voor HR van de entiteit). Deze mappen en beveiligingsmaatregelen moeten schriftelijk worden meegedeeld aan onze afdelingen.